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Comprendre ce courrier officiel et répondre avant la date limite
Le courrier traduit en français simple avec le glossaire des mots que vous ne comprenez pas, la date limite calculée, et la réponse minimale prête à…
Restauration, Beauté & coiffure, BTP & artisanat, Garage automobile, Propreté & nettoyage, Entrepreneurs & création d'entreprise
La soirée passée à relire six fois le même paragraphe, et le délai que vous alliez laisser passer par peur de mal répondre
Aperçu du prompt
Accès immédiat · sans engagement · résiliable à tout moment
Ce prompt est écrit pour Claude : il utilise ses balises de structure et ses Artifacts. Copiez-le, remplacez les mots entre crochets par votre situation, et obtenez un résultat professionnel en quelques secondes, sans savoir « bien parler à l'IA ».
Les mots à remplacer
[métier] [salariés] [organisme] [référence du dossier] [date écrite dessus] [reçu le] [délai recopié] [date du jour] [CE QU'ILS DEMANDENT, recopié point par point :] [documents que j'ai] [documents qui me manquent]
Avant / après
Sans ce prompt
« Explique-moi ce courrier et réponds pour moi. » Résultat : un résumé vague qui réemploie les mots que vous ne compreniez pas, un modèle de lettre commençant par « suite à votre courrier, je me permets de revenir vers vous », aucune date calculée, et une phrase inquiétante sur d'éventuelles sanctions qui ne figurait nulle part dans le courrier. Vous refermez l'ordinateur sans avoir avancé.
Avec ce prompt
Une page et demie. Le courrier expliqué en huit lignes, puis six mots définis un par un, dont « mise en demeure », « non-conformité majeure » et « contradictoire ». La date limite : courrier daté du 22 septembre, délai de quinze jours à compter de la réception intervenue le 25, votre réponse doit être partie avant le 10 octobre, il vous reste douze jours, et vous postez le 8 si vous envoyez en recommandé. Ce qui est écrit noir sur blanc sur les conséquences, et rien de plus. La réponse prête, avec une date d'engagement sur chacun des cinq points, dont deux fixés au 15 octobre. Et les quatre documents à réclamer demain matin, avec la phrase à dire. (Chiffres d'illustration : les vôtres dépendent de ce que vous entrez.)
Conseils
- Recopiez les phrases du courrier, ne les résumez pas. C'est le réflexe qui change tout : dès que vous reformulez, vous enlevez sans le savoir le mot qui portait le délai ou la condition. Recopiez mot pour mot les points numérotés et la phrase qui contient la date, même si vous n'y comprenez rien.
- Notez la date de réception le jour où le courrier arrive, et gardez l'enveloppe. Beaucoup de délais partent de la réception et non de la date imprimée sur la lettre : sans l'accusé de réception ni le cachet, vous ne pouvez plus prouver de quand vous comptez, et vous perdez les jours qui vous manquaient.
- Répondez même si votre dossier est incomplet. Une réponse partielle envoyée dans le délai, avec une date d'engagement sur ce qui manque, vous laisse dans les temps ; un dossier parfait envoyé trois jours trop tard est un dossier hors délai. Et n'écrivez jamais « dans les meilleurs délais » : celui qui vous lit y voit l'absence de date, pas une politesse.