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Écrire ce soir à mon fournisseur qui a livré incomplet
Le mail de réclamation prêt à partir ce soir, avec le montant du manquant calculé ligne par ligne, le numéro de commande, un délai de réponse de huit…
Une soirée à tourner autour du clavier, et les avoirs que vous laissiez passer parce que le mail ne partait jamais
Aperçu du prompt
Accès immédiat · sans engagement · résiliable à tout moment
Ce prompt est écrit pour Claude : il utilise ses balises de structure et ses Artifacts. Copiez-le, remplacez les mots entre crochets par votre situation, et obtenez un résultat professionnel en quelques secondes, sans savoir « bien parler à l'IA ».
Les mots à remplacer
[ce que je vends, en une phrase] [durée, et montant que je lui achète par mois] [numéro et date de la commande] [numéro et date du bon de livraison] [montant total de la commande, HT ou TTC] [article, quantité commandée, quantité reçue, prix unitaire] [vente perdue, achat de remplacement, heures passées] [dates des fois précédentes] [bon signé avec réserve, sans réserve, ou non signé] [avoir, remplacement, livraison de rattrapage] [moyen d'envoi et fonction du destinataire] [date du jour]
Avant / après
Sans ce prompt
« Écris un mail à mon fournisseur qui m'a mal livré. » Résultat : un mail poli et creux, « nous avons constaté un problème lors de la dernière livraison », aucun numéro de commande, aucun montant, aucune date de réponse attendue. Le fournisseur répond qu'il regarde, et six semaines plus tard vous avez payé la facture entière sans avoir obtenu le moindre avoir.
Avec ce prompt
Un mail de dix-huit lignes qui commence par « commande n° 4471 du 12 mars, bon de livraison n° 88102 du 14 mars », qui pose le calcul en trois lignes : 18 bottes commandées, 11 livrées, 7 manquantes à 6,40 euros, soit 44,80 euros, plus 62,00 euros de rachat en urgence, total 106,80 euros, soit 9 % de la commande. Il demande un avoir et une réponse avant le 22 mars, et il se termine sans menace. Plus les trois dates notées : 22 mars pour la réponse, 24 mars pour la relance, 31 mars pour le recommandé. (Chiffres d'illustration : les vôtres dépendent de ce que vous entrez.)
Conseils
- La réserve sur le bon de livraison se joue dans les minutes qui suivent le déchargement, pas le soir. Si vous avez signé sans rien écrire, dites-le dans le prompt plutôt que de le cacher : il adaptera la phrase et le ton. Un mail qui affirme un manquant sur un bon signé sans réserve donne au fournisseur une raison facile de tout refuser.
- Ne chiffrez que ce que vous pouvez montrer. La vente perdue dont vous n'avez aucune trace affaiblit tout le courrier : le fournisseur discutera ce point-là, puis profitera du doute pour discuter les autres. Le manquant, lui, se compte sur le bon de livraison et ne se discute pas.
- Écrivez toujours par un canal qui laisse une trace, même si votre commercial décroche en deux sonneries. Un avoir promis au téléphone disparaît le jour où il faut l'appliquer, et la personne qui l'a promis a changé de secteur. Si vous appelez malgré tout, envoyez ensuite un mail de deux lignes qui résume ce qui a été dit, avec la date.