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Écrire plus facilement
Faire en sorte qu'aucune de mes factures ne soit plus rejetée
Vous obtenez une fiche de contrôle à cocher avant chaque envoi, la règle qui interdit d'ouvrir un chantier sans les données de facturation du client, le…
BTP & artisanat, Garage automobile, Commerce & retail, Freelance & indépendant, Paysagiste & jardinier
un rejet par mois, et les quinze jours de trésorerie qui vont avec
Aperçu du prompt
Accès immédiat · sans engagement · résiliable à tout moment
Ce prompt est écrit pour Claude : il utilise ses balises de structure et ses Artifacts. Copiez-le, remplacez les mots entre crochets par votre situation, et obtenez un résultat professionnel en quelques secondes, sans savoir « bien parler à l'IA ».
Les mots à remplacer
[métier et effectif] [plateforme et logiciel] [factures par mois et montant moyen] [qui fait mes factures et quand] [mes types de factures] [date] [motifs et nombre] [données collectées à l'ouverture d'un client] [délai de paiement et prix moyen] [ce que je regarde pour savoir si une facture est arrivée]
Avant / après
Sans ce prompt
Demande naïve : « Comment éviter que mes factures soient rejetées ? ». Réponse obtenue : « Veillez à la qualité de vos données clients, contrôlez systématiquement vos mentions obligatoires avant envoi, suivez régulièrement les statuts de vos factures et formez vos équipes. La rigueur est la clé. » Rien à imprimer, rien à cocher, aucun seuil, aucune date : le mois suivant, une facture repart sans le numéro de commande et personne ne s'en aperçoit avant la relance du client.
Avec ce prompt
Résultat obtenu, chiffres donnés ici à titre d'illustration : « 7 rejets en douze mois. Motif dominant, à lui seul 4 cas sur 7 : numéro de commande du client absent. 96 jours de paiement perdus sur l'année, 2 400 euros immobilisés en moyenne par rejet. Fiche de contrôle de 9 questions fermées, une demi-page, utilisable par votre secrétaire sans vous appeler. Règle d'ouverture de client : aucun devis n'est envoyé avant d'avoir le numéro d'identification, le contact qui paie et la référence de commande, avec la phrase à dire au téléphone. Seuil : si aucun statut de réception au bout de 4 jours ouvrés, vous appelez le service qui paie, justifié par votre délai de 30 jours et vos 22 factures par mois. Factures le 28, contrôle des statuts le 3, première revue le 12 janvier, puis le 12 avril et le 12 juillet. »
Conseils
- Écrivez vos vrais rejets de l'année, avec les motifs recopiés tels qu'ils sont arrivés, même s'il n'y en a que trois. Une fiche de contrôle bâtie sur des rejets imaginaires contrôle des choses qui ne vous arrivent jamais et laisse passer celle qui vous coûte réellement quinze jours de trésorerie chaque trimestre.
- Placez la collecte des données avant le devis, pas avant la facture. Demander un numéro de commande à un client dont le chantier est terminé, c'est mendier ; le demander avant de lui envoyer son devis, c'est normal et personne ne le refuse. La plupart des rejets ne sont pas des erreurs de facturation, ce sont des informations demandées trop tard.
- Une facture déposée n'est pas une facture reçue. Sans un jour fixe dans le mois pour regarder les statuts, vous découvrirez le rejet le jour où vous vous étonnerez de ne pas être payé, soit six semaines trop tard. Bloquez ce contrôle sur une date précise, donnez-lui dix minutes, et notez un seul chiffre : le nombre de factures sans preuve de réception.