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Faire avancer son entreprise
Justifier l'écart d'inventaire que je n'arrive pas à expliquer
Vous obtenez la réconciliation de votre écart d'inventaire ligne par ligne, avec ce qui est prouvé par une pièce, ce qui reste une hypothèse et ce qui…
1 heure 30, avant un rendez-vous que vous ne voulez pas subir
Aperçu du prompt
Accès immédiat · sans engagement · résiliable à tout moment
Ce prompt est écrit pour Claude : il utilise ses balises de structure et ses Artifacts. Copiez-le, remplacez les mots entre crochets par votre situation, et obtenez un résultat professionnel en quelques secondes, sans savoir « bien parler à l'IA ».
Les mots à remplacer
[date] [activité en trois mots] [ce qui est contesté et par qui] [x, date] [valeur de l'inventaire physique] [valeur du stock dans mes livres] [écart constaté] [comment j'ai compté] [pièces disponibles] [mouvements non enregistrés] [casse et démarques connues] [livraisons douteuses avec dates]
Avant / après
Sans ce prompt
Demande naïve : « Mon inventaire ne tombe pas juste, qu'est-ce que je dois répondre à mon comptable ? » Réponse obtenue : les écarts d'inventaire sont fréquents, ils peuvent venir de la démarque inconnue, d'erreurs de saisie ou de vol, il faut améliorer vos procédures et faire des inventaires tournants. Vous arrivez au rendez-vous avec une liste de causes possibles et zéro euro justifié, et c'est lui qui écrit le chiffre à votre place.
Avec ce prompt
Vous obtenez une réponse de cette forme (chiffres d'illustration) : « Écart : moins 8 470 euros, soit 7,7 pour cent du stock en livres et 2,1 pour cent de vos ventes de la période, contre 1,9 pour cent l'an dernier. Réconciliation : commandes clients payées non retirées comptées à tort, 2 310 euros, démontré par le journal de caisse. Livraison du 14 décembre non saisie, 1 940 euros, démontré par le bon de livraison. Casse notée sur le cahier, 640 euros, démontré. Colis comptés à l'unité sur la famille bougies, 780 euros, hypothèse, aucune pièce. Total démontré : 4 890 euros. Total en hypothèse : 780 euros. Reste inexpliqué : 2 800 euros, soit 0,7 pour cent des ventes. Dépréciation demandée : 3 120 euros, dont 2 280 euros défendables par une date limite dépassée, et 840 euros non défendables en l'état. Recomptage de la famille bougies avant le 18 janvier. Note envoyée le 15 janvier. »
Conseils
- Recomptez avant d'expliquer. Un écart sur deux vient d'une erreur de comptage et pas d'une perte : article compté deux fois parce qu'il est en réserve et en rayon, colis compté pour une unité, réserve du sous-sol oubliée. Recomptez les deux ou trois familles qui portent le plus de valeur avant d'envoyer quoi que ce soit, sinon vous allez défendre un chiffre faux.
- La dépréciation ne se décide pas, elle se documente. Pour qu'elle passe, il faut un motif daté et vérifiable : date limite dépassée, modèle remplacé par le fournisseur, emballage abîmé, prix de vente déjà pratiqué en dessous du prix d'achat sur des ventes réelles. Une dépréciation « parce que ça ne se vend pas » sera refusée. Gardez pour vous le bloc qui liste ce qui n'est pas défendable : il est là pour vous éviter de le dire à voix haute.
- Laissez le montant inexpliqué visible, et vérifiez d'abord la marchandise qui n'est pas à vous. Un dossier qui explique 100 pour cent de l'écart éveille les soupçons ; un dossier qui en explique 80 pour cent avec des pièces et assume le reste passe. Et le dépôt, la consignation et les commandes clients déjà payées créent à eux seuls des écarts de plusieurs milliers d'euros : ils sont physiquement chez vous et ne sont plus dans votre stock.