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Le client dit que je n'ai jamais répondu, ou qu'il a choisi quelqu'un d'autre
Vous obtenez la chronologie horodatée des faits, votre délai réel calculé face à ce qu'on vous reproche, le message factuel à envoyer au client, la…
3 heures et une discussion qui tournait en rond
Aperçu du prompt
Accès immédiat · sans engagement · résiliable à tout moment
Ce prompt est écrit pour Claude : il utilise ses balises de structure et ses Artifacts. Copiez-le, remplacez les mots entre crochets par votre situation, et obtenez un résultat professionnel en quelques secondes, sans savoir « bien parler à l'IA ».
Les mots à remplacer
[métier et ville] [plateforme ou canal] [ce qu'on me reproche] [fil des échanges horodaté] [ce que j'ai fait et quand] [ce que montre mon journal d'appels] [la demande d'origine] [montant facturé et période] [demandes reçues sur la période] [devis envoyés et signés] [panier moyen] [ce que dit mon contrat]
Avant / après
Sans ce prompt
Demande naïve : « Un client dit que je ne lui ai jamais répondu alors que je l'ai appelé, qu'est-ce que je réponds ? » Réponse obtenue : « Bonjour, je suis surpris de lire votre message car j'ai bien tenté de vous joindre à plusieurs reprises. Il y a certainement eu un problème technique. Je reste bien entendu à votre entière disposition et vous renouvelle mes excuses pour ce désagrément. » Aucune date, aucune heure, « certainement » à la place d'un fait, des excuses pour une faute que vous n'avez pas commise, et rien sur la plateforme qui vous a facturé une demande que vous n'avez peut-être jamais reçue. Le client reste persuadé d'avoir raison, et vous payez deux fois.
Avec ce prompt
Résultat obtenu (chiffres donnés ici à titre d'illustration, vous obtiendrez les vôtres) : chronologie de six lignes, demande du 12 octobre à 21 h 47, premier appel sortant le 13 à 7 h 20 prouvé par le journal d'appels, SMS le 13 à 7 h 24, aucune trace de message reçu sur la plateforme. Délai réel : 9 h 33 entre la demande et la première réponse prouvée, contre « une semaine sans réponse » qui m'est reproché. Situation retenue : le reproche est faux et prouvé. Message de 130 mots au client, sans excuse, avec deux faits datés et un créneau le 17 à 8 h. Réclamation de 180 mots à la plateforme : 4 demandes facturées 39 € chacune, une jamais reçue, 39 € demandés, relance fixée au 24 octobre. Coût par demande 39 €, taux de transformation 25 %, coût par devis signé 156 €, soit 24 % d'un chantier moyen de 640 €. Seuil : au-delà de 190 € par devis signé, j'arrête. Décision à notifier avant le 31 octobre.
Conseils
- Ne répondez pas avant d'avoir sorti les heures. Votre journal d'appels et vos SMS envoyés portent des horodatages que personne ne peut contester, et ce sont eux qui font basculer la discussion en deux lignes. Recopiez-les dans la section Situation avec les minutes : un « je vous ai appelé plusieurs fois » ne vaut rien face à un « appel sortant le 13 octobre à 7 h 20 ».
- Ne vous excusez pas par réflexe. Une excuse écrite dans un message que le client peut transférer vaut reconnaissance des faits, et elle vous suit si la discussion continue devant quelqu'un d'autre, par exemple au moment de contester une facture de plateforme. Si les heures montrent que vous avez répondu, dites-le froidement et proposez une date : c'est plus efficace et cela reste courtois.
- Profitez de ce litige pour calculer ce que la plateforme vous coûte vraiment, demande par demande. La plupart des artisans connaissent leur abonnement mensuel mais pas leur coût par devis signé, qui est le seul chiffre utile : s'il dépasse la marge d'un chantier moyen, le problème n'est pas ce client-là, c'est le canal. Et n'espérez pas un remboursement sans référence de demande ni date : c'est précisément ce que le service professionnel vous demandera.