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Répondre à un client qui menace de laisser un mauvais avis
Un dossier factuel qui tient devant quelqu'un qui n'est pas d'accord : chronologie datée avec preuves, tri de ce qu'il affirme, mail de réponse, trois…
trois soirées à retourner le dossier dans sa tête, et souvent un remboursement total accordé par fatigue
Aperçu du prompt
Accès immédiat · sans engagement · résiliable à tout moment
Ce prompt est écrit pour Claude : il utilise ses balises de structure et ses Artifacts. Copiez-le, remplacez les mots entre crochets par votre situation, et obtenez un résultat professionnel en quelques secondes, sans savoir « bien parler à l'IA ».
Les mots à remplacer
[ce que je vends] [ce qu'il a acheté et le montant] [date de commande] [date de paiement] [date d'expédition ou de réalisation] [ce qu'il me reproche, dans ses mots] [ce qu'il demande] [où il en est] [date d'aujourd'hui] [ce que je peux prouver et avec quel document] [ce que je ne peux pas prouver] [ce que je lui ai déjà proposé et quand]
Avant / après
Sans ce prompt
« Réponds à ce client mécontent qui menace de laisser un mauvais avis. » Résultat : un mail d'excuses de vingt lignes, trois fois « je comprends votre frustration », un remboursement total proposé d'emblée parce que c'est le plus simple, et aucune trace écrite si le client revient dans deux mois avec une autre version des faits.
Avec ce prompt
Une page de chronologie en neuf lignes dont trois marquées « non prouvé », le tri de ses six affirmations (quatre exactes, une discutable, une fausse avec la date qui le montre), un mail de treize lignes sans un adjectif, trois sorties chiffrées (réexpédition à 11 €, remboursement de 40 % soit 23,60 €, remboursement total de 59 €), la phrase « au-delà de 59 € ce dossier vous coûte plus cher à défendre qu'à payer, et ce client vous a rapporté 212 € en quatre commandes », et quatre lignes de réponse publique. (Chiffres d'illustration.)
Conseils
- Faites la chronologie avant le mail, même si vous êtes pressé. C'est en la remplissant que vous découvrez la ligne « non prouvé » qui vous aurait fait perdre le dossier.
- Ne répondez jamais sur le ton de son message. Un client qui écrit en majuscules cherche un adversaire ; un tableau de dates ne lui en donne pas.
- La réponse publique n'est pas écrite pour lui, elle est écrite pour les cent personnes qui liront l'avis dans six mois. Quatre lignes factuelles valent mieux qu'une justification.