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Un client réclame une récompense de parrainage que je n'ai pas tracée
Vous obtenez un relevé factuel du désaccord, le calcul en euros de ce qui est réellement dû selon trois hypothèses, le message de réponse à envoyer, le…
2 heures et un client gardé
Aperçu du prompt
Accès immédiat · sans engagement · résiliable à tout moment
Ce prompt est écrit pour Claude : il utilise ses balises de structure et ses Artifacts. Copiez-le, remplacez les mots entre crochets par votre situation, et obtenez un résultat professionnel en quelques secondes, sans savoir « bien parler à l'IA ».
Les mots à remplacer
[mon métier] [nature du désaccord] [ce que le client affirme] [ce que j'avais annoncé et sous quelle forme] [le texte exact de ma règle, ou rien d'écrit] [les trois dates] [ce que je peux vérifier et où] [ce que la personne amenée a payé et quand] [ce que ce client me rapporte] [la récompense en jeu et son coût réel] [nombre d'autres clients au courant] [le ton du client aujourd'hui]
Avant / après
Sans ce prompt
Demande naïve : « Un client me réclame une remise de parrainage alors que je n'ai aucune trace, qu'est-ce que je fais ? ». Réponse obtenue : « La relation client est précieuse. Privilégiez le dialogue, faites preuve d'écoute et d'empathie, et proposez un geste commercial pour préserver la confiance. Il serait également judicieux de formaliser votre programme à l'avenir afin d'éviter ce type de malentendu. » Vous ne savez toujours pas ce qui est dû, ni combien vous pouvez céder sans que les dix autres clients réclament la même chose, ni quoi écrire ce soir à quelqu'un qui attend une réponse.
Avec ce prompt
Résultat obtenu (chiffres donnés ici à titre d'illustration, vous obtiendrez les vôtres) : « Établi : Madame L. est venue le 14 août et a payé 78 €, source caisse ; aucune mention d'un parrain sur sa fiche. Affirmé sans preuve : que Monsieur T. lui a donné votre numéro. Vérifiable : l'appel entrant du 12 août dans votre historique de téléphone. Votre règle était orale et disait "je fais un geste à celui qui m'envoie quelqu'un" : vous ne pouvez donc pas refuser au motif de l'absence de carton, car il n'y avait pas de carton. Hypothèse 1, elle vient bien de lui : 20 € dus, coût réel 20 €. Hypothèse 2, rien ne relie les deux : 0 € dû, mais Monsieur T. vous rapporte 430 € par an, donc le refus coûte 21 fois le montant en jeu. Message de 140 mots, envoyé par SMS avant demain 18 h, qui dit ce que vous avez vérifié, la décision, les 20 € en bon, la date du 5 octobre, et la nouvelle règle. Geste maximum : 64 €, soit 15 % de 430 € : vous êtes très en dessous. Phrase à employer : "Je le fais cette fois parce que ma règle n'était pas écrite à l'époque ; à partir du 1er octobre, elle l'est et elle s'applique à tous." Ligne à ajouter avant le 1er octobre : "La personne amenée indique le prénom de son parrain lors de la prise de rendez-vous." Vérification manquante : votre historique d'appels du 12 août ; s'il montre un appel de Madame L. le lendemain du passage de Monsieur T., vous passez de l'hypothèse 2 à l'hypothèse 1 et le paiement n'est plus un geste, c'est un dû. »
Conseils
- Répondez par écrit et vite, même pour dire non. Le seul cas qui dégénère vraiment est celui qu'on laisse traîner : au bout de huit jours sans réponse, la version orale du client devient la seule version, il l'a déjà racontée à trois personnes, et vous répondez désormais à une réputation, plus à une réclamation de vingt euros. Un message factuel envoyé dans les vingt-quatre heures clôt neuf cas sur dix.
- Ne confondez pas payer et reconnaître un dû. Si vous cédez sans qualifier votre geste, vous venez de créer la règle : les clients suivants réclameront sur la base de ce précédent et vous ne pourrez plus rien refuser sans passer pour celui qui change d'avis. Une phrase suffit pour tenir les deux bouts : geste unique, daté, motivé par l'absence d'écrit à l'époque, et règle écrite applicable à tous à partir de telle date.
- Vérifiez de votre côté avant de conclure que le client se trompe. Dans la plupart de ces cas, la personne amenée est bien venue de lui : c'est simplement que personne ne lui a posé la question à l'accueil et que rien n'a été noté sur sa fiche. Ouvrez votre agenda et votre historique d'appels sur les deux jours qui suivent la date annoncée avant d'écrire une réponse : un refus démenti par votre propre logiciel deux jours plus tard coûte beaucoup plus cher que la récompense en jeu.